¿Sabías que puedes optimizar fácilmente tu almacén aumentado la productividad y reduciendo costes?
En este artículo, te explicamos, de forma sencilla, los 6 problemas más frecuentes en la gestión de almacén que se encuentran de forma diaria en tu empresa y que es necesario solucionar para mejorar la eficiencia.
Con el auge de las nuevas tecnologías y cambios en los hábitos de consumo, la industria tiene que adaptarse cada vez más a las exigencias de un nuevo cliente, que demanda tiempos de entrega y precios cada vez más ajustados.
Esta situación ha afectado considerablemente en la gestión logística de las empresas que, en los últimos años, intentan seguir la filosofía Just-in-time (JIT) en la cadena de suministro para reducir del stock, aminorando al mínimo sus necesidades de almacenaje, con el objetivo de menguar costes del material inmovilizado y, de esta forma, poder atender a las necesidades de sus clientes.
No obstante, no todas ellas están aplicando este modelo de gestión, y suelen incurrir en elevados e ineficientes costes logísticos. Según un artículo de El Economista “Las empresas españolas son las que más gastan en logística y almacenaje”, las empresas españolas en general, y las pymes en particular, son las que más gastan en logística y almacén. De cada 100 euros de ventas, 11 se destinan a cubrir costes derivados de la gestión de almacén, siendo en 3 euros superiores a la media europea.
Durante el proceso productivo, pueden surgir una serie de problemas para disponer del material necesario en el lugar de trabajo, poder solicitarlo fácilmente, recepcionarlo y gestionarlo en las propias instalaciones.
Dependiendo del sector en el que nos encontremos, los materiales de alta rotación suponen más del 80% del volumen de compra de las empresas y alrededor del 20% de las referencias que se utilizan para realizar un trabajo efectivo. Es decir, la dedicación a los consumibles implica inversiones de tiempo considerables obligando a incurrir en altos costes de gestión.
Este material se usa de manera regular en los procesos de producción y puede ser de diferentes tamaños, formas, colores, marcas y costes, entre otros. Aunque muchas veces su tamaño o coste puede ser totalmente insignificante, su desabastecimiento puede generar consecuencias muy negativas en la empresa como, por ejemplo, paros en la producción, accidentes o problemas de seguridad.
Generalmente, el departamento de abastecimiento es el encargado de la optimización de recursos y la automatización de procesos para la reducción y eliminación de actividades que no añaden valor al trabajo habitual de la empresa y en analizar el proceso de suministro interno, abastecimiento y almacenamiento.
Factores que afectan a la disponibilidad de materiales de alta rotación:
- Consumos en tiempo y forma
- Coste de oportunidad
- Notificación oportuna de re-abastecimiento de materiales
- Inventarios confiables.
¿Cómo podemos descubrir aquellas actividades que restan valor al proceso productivo y que afectan negativamente a la gestión de almacén? A continuación, te explicamos los 6 problemas más frecuentes en la gestión de almacén y que, probablemente, están afectando de forma negativa a tu eficiencia.
1. Realizo el pedido
¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto tiempo empleas realizando pedidos, enviando mensajes, emails, faxes e incluso haciendo llamadas? Por no comentar la cantidad de veces que la dirección de entrega o de facturación no son correctas y pierdes todavía más tiempo en reclamaciones de información entre unas personas y otras.
Por tanto, es imprescindible que todas las entradas y salidas de materiales estén registradas correctamente. La falta de uno de estos procesos se verá reflejada en los niveles de stock, por lo que llevar un control de almacén de forma automatizada puede ayudarte a reducir la pérdida de tiempo derivada de la realización de pedidos.
2. Lo dejo “todo” en manos del proveedor
No sirve de nada tener un registro de entradas y salidas actualizado si el proveedor no suministra el material en el momento oportuno. En este contexto, la puntualidad se traduce en un considerable ahorro de tiempo, suponiendo incluso la mejora de la imagen de tu empresa y la generación de una relación de confianza a largo plazo con los clientes.
En Valsur, como bien sabemos: ¡La confianza de nuestros clientes es la clave del éxito! Así que, empieza por trabajar de cerca con tus proveedores para que el proceso productivo funcione y el servicio de ambas partes crezca.
Finalmente, se envía el pedido al proveedor. Ahora toca esperar que el proveedor cumpla con las condiciones y plazos de entrega acordados. De lo contrario, se producirá una serie de reclamaciones que se traducirán en importantes pérdidas de tiempo.
3. ¡Por fin recibo la mercancía!
Ahora el protagonista es el personal del almacén, el cual es el encargado de descargar los camiones, revisar que la mercancía esté en perfectas condiciones y verificar que no se haya producido ningún error. Del mismo modo, será el responsable de separar la mercancía defectuosa.
¿Qué problema nos encontramos en este paso? La falta de optimización del capital humano, la cual deriva en desorganización, horas improductivas y mala repartición de tareas. Para ello, es necesario tener claro el orden de las tareas a realizar en la gestión de la mercancía, tratando de minimizar los movimientos de los operarios.
Contar con empleados especializados y formados es fundamental para una correcta gestión logística.
4. ¿Mi almacén está bien organizado?
Una vez se dispone de la mercancía, el personal autorizado deberá almacenar los productos. ¿Cómo? Atendiendo a los criterios de clasificación establecidos y dándolos de alta en el inventario. El objetivo es que la mercancía sea fácilmente localizable y se pueda gestionar eficazmente.
Si el almacén no dispone de una configuración acorde con la evolución del negocio nos encontraremos con una pérdida de productividad, dado el aumento del tiempo de recorrido del personal a cargo de la manipulación de productos.
¡Con el almacén gestionado se puede lograr evitar este problema de improductividad en el proceso y garantizar un servicio de atención a los clientes de calidad!
5. Necesito el producto
¿En cuántas ocasiones hemos querido disponer de algún producto y el almacén se encontraba cerrado? ¿Cuántas veces hemos tenido que perder un rato considerable pidiendo permiso a las personas responsables y teniendo que firmar autorizaciones para disponer de ciertos consumibles?
La subjetividad y la intuición en la toma decisiones puede jugar una mala pasada. Por lo que, es necesario contar con datos objetivos sobre los plazos de entrega, las especificaciones de producto y otros, para ahorrar de tiempo.
Las máquinas expendedoras favorecen el acercamiento del producto al punto de consumo, de forma que se pueda disponer 24/7 del producto en el lugar del trabajo sin necesidad de recurrir a pérdidas de tiempo.
6. Vuelta a empezar…
Si se han ido dando estos problemas, pero no se han solventado durante el camino o antes de adentrarse en él, el ciclo se repite. Como consecuencia, nos encontraremos con elevados costes de gestión que restarán valor al cliente final.
¿Te has planteado cómo está afectando este proceso en tu cuenta de resultados?
En resumen, teniendo en cuenta los 6 problemas más frecuentes en la gestión de almacén comentados anteriormente, se pueden detectar principalmente 3 inconvenientes:
- Tiempo Empleado
- Costes de personal + Costes de almacén
- Costes de oportunidad: No disponibilidad del producto cuando lo necesitas
Veamos un ejemplo: Si el coste medio/hora de un operario son 18 euros, trabajando 8h/día, tenemos un coste de ¡150 euros al día! aprox. ¿Conoces cuánto te está suponiendo los costes de gestión de almacén anualmente?
Para disponer de un almacén eficiente, hay que realizar operaciones de manera ágil y que satisfagan las expectativas de los clientes. Además se debe optimizar tanto el tiempo empleado como los costes derivados de la gestión. De este modo, tendremos una empresa más competitiva y con un mejor desempeño en general.
Benefíciate de la automatización de almacén
En Valsur, hemos adaptado nuestra distribución logística a la tecnología just-in-time, para ofrecerte la automatización de almacén en dos formas: almacén gestionado y las máquinas expendedoras o vending.
Con el almacén automatizado, el usuario dispone de un espacio para almacenar el material, bajo la supervisión de nuestro personal autorizado. Este último se preocupa de mantener cada producto en su ubicación, y de que siempre esté disponible para su uso. Lo que posibilita desarrollar la actividad de manera óptima, rápida y eficaz.
Gracias a la conexión online a nuestra plataforma de gestión, nuestro servicio de máquinas expendedoras permite un mayor control del producto mediante la realización de informes y la obtención de resultados y estadísticas en tiempo real sobre la entrada y salida de productos.
Si has detectado alguno de los 6 problemas más frecuentes en la gestión de almacén y necesitas solventarlo, no dudes en contactar con nosotros y estaremos encantados de ayudarte a eliminar aquello que no aporte valor a tu empresa para garantizar tu eficiencia.
