Problemas frecuentes en la gestión de almacenes

En los últimos años, se aprecia una tendencia creciente por parte de algunos sectores de tratar de reducir el stock siguiendo la filosofía Just in Time (JIT) en la cadena de suministro, pues como sabemos no es aconsejable que los productos se almacenen durante mucho tiempo al generarse considerables costes de almacenamiento.

El principal objetivo que tiene esta metodología es reducir al mínimo la necesidad de almacenaje, traduciéndose en una reducción en el coste de material inmovilizado. Además, las exigencias de la nueva demanda en relación a plazos de entrega cada vez menores, implica un desafío importante para la gestión de almacenes. Así, dicha gestión supone una partida considerable de los costes a asumir por las empresas. ¿A qué costes nos estamos refiriendo?

Según ‘El Economista’. “las empresas españolas, fundamentalmente pymes, son las que más gastan en logística y almacenaje. Así, de cada 100 euros en ventas, 11 son para sufragar este tipo de costes, tres más que la media europea”.

¿Por qué supone dicha gestión tantos costes? Solamente el proceso de recepción de material implica muchas tareas y personas involucradas. ¿Las vemos?

Paso 1: Mi pedido
Para comenzar, te has parado a pensar ¿cuánto tiempo empleamos realizando pedidos enviando emails, faxes o bien haciendo llamadas? Por no hablar de la cantidad de veces que la dirección de entrega o de facturación no se apunta correctamente y se pierde todavía más tiempo reclamando a unas personas u otras.

Paso 2: “Todo” en manos de mi proveedor
Ya hemos enviado el pedido a nuestro proveedor. Si contamos con un proveedor fiable y puntual tendremos nuestra mercancía asegurada en el destino justo cuando sea necesario. Si no, perderemos tiempo teniendo que reclamar por motivos como una incorrecta preparación de éste. Aquí, la puntualidad se va a traducir en considerables ahorros de tiempo pudiendo mejorar también la imagen de tu empresa frente a los clientes y estableciendo una relación a largo plazo gracias a la confianza depositada en nuestro negocio. Como bien sabemos, la confianza de tus clientes es la clave del éxito.

Paso 3: ¡Por fin contamos con la mercancía!
Ahora el protagonista pasa a ser el personal del almacén encargado de descargar camiones y de revisar que la mercancía está en perfectas condiciones y de verificar que no haya ningún error y que se ajusta a nuestro pedido, así como también de separar las mercancías que se encuentren defectuosas.

En muchas empresas nos encontramos con una falta de optimización del capital humano, ¿qué significa esto? Si no se cuenta con una organización adecuada, nos podemos encontrar horas que no son productivas así como horas en las que parece que no existe personal suficiente para la carga de trabajo. Para ello, lo ideal  es tener claro el orden de las tareas a realizar en la gestión de la mercancía tratando de minimizar los movimientos de los operarios. En este paso, es fundamental contar con empleados especializados y formados en la gestión logística.

Paso 4: ¿Tengo una buena organización en el almacén?
A continuación, una vez dispongo de la mercancía, el personal autorizado deberá de almacenar los productos atendiendo a los criterios de clasificación establecidos teniéndolos que dar de alta en el inventario. El objetivo es que la mercancía sea fácilmente localizable y se pueda gestionar eficazmente. Si el almacén no dispone una configuración acorde con la evolución del negocio en cuanto a referencias disponibles, nuevos clientes y/o mercados, etc; nos encontraremos con una pérdida de productividad al aumentarse el tiempo de recorrido del personal a cargo de la manipulación de productos.
¡Una correcta gestión del almacén es crucial para un servicio de atención a los clientes de calidad!

Paso 5: Necesito el producto
¿En cuántas ocasiones hemos querido disponer de algún producto y el almacén se encontraba cerrado? ¿Cuántas veces hemos tenido que perder un rato considerable pidiendo permiso a las personas responsables y teniendo que firmar autorizaciones para disponer de ciertos consumibles? Sin olvidar el tiempo añadido que el almacén dedica a dar de baja el producto del inventario cada vez..

Paso 6: ¡Vuelta a empezar!..
Se vuelve a repetir el ciclo, con los consiguientes costes de gestión sin aportar ningún valor al cliente final.

Dependiendo del sector, los consumibles suponen más del 80% del volumen de compra de las empresas y alrededor del 20% de las referencias que se utilizan para realizar un trabajo efectivo. Es decir, la dedicación a los consumibles implica inversiones de tiempo considerables obligando a incurrir en altos costes de gestión.

Los 3 principales inconvenientes del proceso

  1. Tiempo empleado
  2. Costes de personal + Costes del almacén
  3. Coste de oportunidad (NO disponibilidad del producto cuando lo necesitas)

Para recapitular, en los almacenes debemos intentar ejecutar las operaciones de manera ágil para satisfacer las expectativas de nuestros clientes así como para optimizar tanto el tiempo empleado como los costes. De este modo, lograremos una empresa más competitiva y mejoraremos su desempeño general.

¿Te has planteado cómo está afectando este proceso en tu cuenta de resultados?

Veamos un ejemplo: Teniendo en cuenta que el coste medio/hora de un operario son 18 euros, suponiendo que trabaja 8h/día esto implica un coste de ¡150 euros al día! aproximadamente. ¿Conoces cuánto te está suponiendo los costes de gestión de almacén anualmente?

¿Quieres optimizar procesos, reducir costes y mejorar la cuenta de resultados de tu empresa? Contáctanos ahora y te ayudamos.

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